Die dafubao-Oberfläche
Die Startseite verweist direkt auf die Website von dafubao. Hier geht es hauptsächlich um die Außenkommunikation des Projekts. Es sind Projektinformationen in Form einer Dokumentation, Beiträge bzw. Neugikeiten als Blogbeiträge aufgelistet und Informationen über das Netzwerk bzw. Konsortium aufzufinden.
Um zur Plattform zu gelangen wählt man oben rechts „Login“ und wird direkt auf die Anmeldemaske der Plattform weitergeleitet. Nach erfolgreicher Registrierung oder Anmeldung gelangt man in den „geschlossenen“ Bereich der Plattform. Diese ist als Dreh- und Angelpunkt des Produktes zu betrachten. Neben einer klassischen Dateiverwaltung finden sich hier diverse Funktionen, die nun aufgelistet werden:
Start
Die Oberfläche umfasst folgende Bereiche: In der oberen Leiste das Dashboard-Icon angezeigt. Dies öffnet sich beim Einstieg auf die Plattform. Auf der linken Seite gibt es ein weiteres Menü, das sich über das Hamburger-Menü öffnen lässt.
Hier sind Funktionen bzw. weitere Dienste aufgelistet. Durch Klick auf den entsprechenden Punkt, öffnet sich bspw. das Diskussionsforum oder die Nutzereinstellungen.
In der rechten oberen Ecke ist das Profil zu finden, worüber sich weitere Einstellungen aufrufen lassen.
Dateien
Inhalte hochladen
Die Arbeitsfläche (Dateien) zeigt die Ordner und Inhalte, die angelegt oder hochgeladen wurden. Über das „+ Neu“ können diverse Inhalte hinzugefügt werden. Die Inhalte werden in dem Ordner erstellt bzw. in den Ordner hochgeladen, der gerade geöffnet ist.
Die Ordner-Struktur wird links nebem dem Plus-Icon abgebildet (Breadcrumbs). Zusätzlich wurde eine Baumstruktur ergänzt, um die Navigation zu vereinfachen.
Per Klick auf Dateien hochladen wird der File Browser geöffnet. Dort kann zu der entsprechenden Datei navigiert und diese in die Plattform hochgeladen werden.
Dokumente erstellen (Tabelle, Präsentation etc.)
Ein Textdokument lässt sich mit Neues Dokument erstellen. „Neues Dokument“ anklicken und ein Name für das Dokument vergeben. Mit „Enter“ oder per Klick auf den Pfeil bestätigen. Das Dokument wird anschließend geöffnet.
Kann ich mit Nextcloud und Collabora ein Dokument offline bearbeiten?
Antwort: Nicht direkt. Collabora Online benötigt eine aktive Internetverbindung zum Server, da es browserbasiert arbeitet. Eine Offline-Bearbeitung im Browser ist daher nicht möglich. Sehr wohl ist aber die Nutzung des nextcloud-Clients möglich. Nachdem dieser eingerichtet wurde, kann die Datei mittels File-Browser geöffnet und lokal mit einer Office-Anwendung bearbeitet werden. Sobald man wieder online ist, wird die Datei automatisch mit Nextcloud synchronisiert.
Was passiert bei Konflikten (z. B. wenn jemand anderes die Datei online bearbeitet hat)?
Nextcloud erkennt Bearbeitungskonflikte und speichert zwei Versionen der Datei. In diesem Fall kann gewählt werden, ob die lokale oder die Cloud-Version erhalten bleiben soll. Es kann auch eine der Dateien umbenannt und beide Versionen erhalten bleiben.
Kann ich auf dem Smartphone oder Tablet offline mit Collabora Dokumente bearbeiten?
Nein. Collabora Online funktioniert nur im Browser oder über die Nextcloud-App mit aktiver Internetverbindung, da es auf einen Server angewiesen ist. Offline geht das nicht direkt.
Wie kann ich trotzdem offline auf dem Handy oder Tablet Dokumente bearbeiten?
- Nextcloud-App öffnen
- Datei offline verfügbar machen Tippe auf die drei Punkte (…) neben dem Dokument und wähle „Offline verfügbar“.
- Datei mit einer mobilen Office-App bearbeiten Empfohlen: Collabora Office App (separat im Play Store)
- Synchronisation bei Internetverbindung Sobald man wieder online ist, synchronisiert Nextcloud die bearbeitete Datei automatisch oder man lädt sie manuell hoch.
Gibt es einen Unterschied zur Desktop-Nutzung?
Ja, auf Mobilgeräten ist der Workflow etwas umständlicher:
- Kein automatischer Dateikonflikt-Abgleich.
- Man muss selbst prüfen, dass keine parallele Bearbeitung auf dem Server stattgefunden hat.
- Bearbeitung hängt von den Fähigkeiten der Office-App ab.
Inhalte teilen
Inhalte können geteilt werden, in dem auf das Personensymbol mit dem „+“ geklickt wird. Es wird dadurch ein neues Menü geöffnet, das weitere Optionen enthält.
Eine ausführliche Erklärung gibt es in diesem Video Dateien teilen
Inhalt mit registrierten Nutzenden teilen (bevorzugt)
Soll der Inhalt einer Gruppe (bspw. Studierende) freigegeben werden, so kann in der Leiste „Name, E-Mail-Adresse oder …“ der Gruppenname (bspw. Studierende) eingegeben oder vorgeschlagene Gruppen gewählt werden. Anschließend müssen spezif. Freigabeoptionen getätigt werden. Je nachdem, wie diese gewünscht ist, sollte bspw. „Nur anzeigen“ (Lesezugriff) oder „Benutzerdefinierte Berechtigungen“ berücksichtigt werden. Durch das Speichern dieser Optionen wird die Freigabe erstellt.
Die Freigabe kann durch das Löschen wieder rückgängig gemacht werden.
Inhalte verwalten
Über die 3 Punkte neben dem Dateinamen lassen sich weitere Optionen öffnen.
Chat
Der Messenger Talk wurde gewählt, da er sich sehr gut mit der Umgebung der Plattform verbinden lässt. Er ist im linken Menü platziert und öffnet sich durch einen Klick.
Die Übersicht zeigt auf der linken Seite eine Übersicht aller Chats, in die Nutzende eingebunden sind. Diese können aus privaten Chaträumen (zwischen 2 Nutzenden) oder mit den Nutzenden geteilte Chaträume (bspw. kursspezifisch) bestehen.
Anhand der drei Punkte, die sich beim gewählten Raum durch einen Klick öffnen, kann der Chatraum bearbeitet (Einstellungen zu Benachrichtigungen, Name ändern, Raumlink kopieren oder löschen) werden.
Ist der Chatraum geöffnet, kann rechts ein Menü geöffnet werden, das es erlaubt, weitere Nutzende in den Chatraum einzuladen, alle geteilten Medien und Umfragen zu sehen.
Videokonferenz
Es stehen zwei Videokonferenzsysteme zur Verfügung.
Nextcloud Talk
Im gewählten Chatraum erscheint rechts oben Anruf starten. Durch diese Auswahl wird eine Videokonferenz gestartet und alle Teilnehmenden dieses Chatraums werden benachrichtigt, dass eine Konferenz gestartet wurde.
Einstellungen zu Ton und Kamera werden darin vorgenommen.
Die Nachrichten, die während einer Videokonferenz im Chat gesendet werden, bleiben auch nach Beenden der Konferenz im Chatraum erhalten.
fairmeeting
Für grössere Konferenzen oder bei schlechten Netzwerkbedingungen funktioniert das auf Jitsi beruhende fairmeeting oftmals stabiler als Nextcloud Talk.
Im Menü links ist ein Standard - Konferenzraum Jitsi Meet eingerichtet.
Kalender
Ebenfalls in der linken Menüleiste ist der Kalender platziert. Jede_r Nutzende hat automatisch einen eigenen persönlichen Kalender. Auf der linken Seite befindet sich ein Menü mit einer Übersicht aller Kalender.
Kalender erstellen
Möchte man bspw. einen Kalender für einen Kurs einführen, so kann dieser durch das ±Zeichen erstellt werden.
Kalender teilen
Soll ein Kalender geteilt werden, können über den Stift Einstellungen vorgenommen werden. Durch das Eintragen der Person oder der Gruppe wird der Kalender entsprechend geteilt. Eine ausführliche Erklärung ist hier zu finden: Video Kalender teilen
Die Freigabe kann durch das Löschen wieder rückgängig gemacht werden.
Kalender abonnieren
Sie können einen Kalender von einem anderen Kalenderserver abonnieren. Fügen Sie dazu die Adresse des Kalenders in das entsprechende Feld namens „Neues Abonnement aus Link“ ein.
Auch der hier angelegte Kalender kann geteilt werden. Dazu öffnen Sie die Kalender-Einstellungen auf der linken unteren Seite. Dadurch wird der Abonnement-Link („Primäre CalDav-Adresse kopieren“) abgerufen, welcher anschließend in einem anderen Kalender eingefügt werden kann.
Kontakte
In der linken Menüleiste ist das Adressbuch aufgelistet. Hier sind alle registrierten Nutzende hinterlegt.
weitere Menüpunkte
- Ankündigungen: Nachrichten, die an alle Pattformnutzende gesendet werden sollen, erscheinen hier.
- KoMo Uni Paderborn: Ist verlinkt, um die Seite direkt aufrufen zu können.
- dafubao Forum: Das geschlossene und offene Forum für dafubao.
- Projektwebsite: Diese ist hier verlinkt.
- Praktikumsbörse: Um eine einfache Navigation zu ermöglichen.
- Umfragen: Es können Umfragen in verschiedenen Formaten erstellt und geteilt werden.
- Meetingraum „dafubao“ (temporär): Dient zur schnellen Navigation zum Projekt-Meetingraum.
- gitlab Projekt (temporär): Um die schnelle Navigation zum techn. Projektmanagement zu ermöglichen.
- Passwort-Verwaltung: Hier geht es zum Administrationsbereich für die Informationen, die Nutzende bei der Registrierung angegeben haben. (Passwortverwaltung etc.)
dafubao Key
Der dafubao Key ist ein Single-Sign-on-Service, bei dem Benutzende die Möglichkeit haben, eine Login-Applikation und ein Passwort für verschiedene Online-Dienste zu verwenden. Unser Open Source Identity Management System implementiert moderne Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
Verwendung dafubao Key
Durch den Besuch der Projektwebsite kann über den Login (rechts oben) ein Account erstellt (Registrierung) oder ein Login (bereits registriert) durchgeführt werden. Danach erfolgt die Weiterleitung zur Plattform.
Die Registrierung kann mittels eines Anlegen eines neuen Nutzenden, der Verwendung einer Universitäts-E-Mail-Adresse, Google, Apple, Microsoft oder dem fairlogin erfolgen. Bei der Registrierung werden weitere Informationen zur Person abgefragt, die der Identifikation und Zuordnung dienen.
Benutzerverwaltung
Neue Benutzer anlegen
Um einen Benutzer anzulegen, wählen Sie den richtigen Zugang (dafubao key sso) und klicken Sie auf Benutzer in der linken Menüleiste.
Dieser Menüpunkt bringt Sie auf die Seite mit der Benutzerliste. Oberhalb der Benutzerliste sollten Sie eine blaue Schaltfläche Benutzer hinzufügen sehen. Klicken Sie darauf, um Ihren neuen Benutzer anzulegen.
Füllen Sie die Informationen aus und klicken Sie auf „Speichern“. Dadurch gelangen Sie auf die Verwaltungsseite für Ihren neuen Benutzer.
Gehen Sie auf die Registerkarte Credentials und legen Sie ein vorläufiges (temporäres) Passwort fest.
Wenn der Schalter „temporär“ aktiviert ist, kann das neue Kennwort nur einmal verwendet werden und der Benutzer wird aufgefordert, sein Kennwort zu ändern, nachdem er sich angemeldet hat.
Hinzufügen eines Benutzers zu einer Gruppe
Um einen Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen, suchen Sie den Benutzer mittels des Nutzernamen oder der EMail Adresse, rufen Sie die Benutzerdetailseite auf und dort auf die Registerkarte Gruppen klicken.
Wählen Sie eine Gruppe der verfügbaren Gruppen und klicken Sie auf die Schaltfläche Beitreten, um den Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen. Umgekehrt können Sie eine Gruppe wieder entfernen. Die Gruppenzugehörigkeit wird automatisch mit der Plattform synchronisiert und ist für alle Systeme verfügbar. Falls nicht, müssen Sie einen Gruppenmitgliedschafts-Mapper für diesen Client erstellen und wenden sich damit an support@dafubao.net
Passwort ändern und zurücksetzen
Auf der Plattform befindet sich ein Link (Passwort-Verwaltung). Hier können diverse Einstellungen getroffen werden.
Hat eine registrierte Person keinen Zugang mehr, kann über „Passwort zurücksetzen“ ein neues Passwort erstellt werden. Die betroffene Person erhält während diesem Prozess weitere Instruktionen zum Erstellen eines neuen Passworts.
E-Mail Adresse ändern
Die E-Mail Adresse dient unter anderem der eindeutigen Identifikation. Sie kann nicht für den Login geändert werden, aber die Zustelladresse für Benachrichtigungen kann geändert werden. Und zwar über das Aufrufen der Passwort-Verwaltung. Anschließend im Profil rechts oben die persönlichen Informationen bearbeiten. Falls eine Fehlermeldung kommt, bitte Anfrage an support@dafubao.net stellen, um einen Administrator zu kontaktieren. Mit der alten E-Mail muss man sich dann weiterhin anmelden, aber sie hat sonst keine Funktion.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Nach der Anmeldung kann oben rechts im Dropdownmenü der Punkt Konto ausgewählt werden. Im sich öffnenden Menü muss der Punkt Konto Sicherheit > Anmeldung gewählt werden. Im unteren Teil gibt es den Punkt Zwei-Faktor-Authentifizierung dort kann auf der rechten Seite Authenticator-Anwendung einrichten ausgewählt werden. Im Anschluss erscheint ein QR-Code der mit einer Authentifizierungs-App auf demSmartphones gescannt werden kann.
Website sandd.info
Technische Details
Die Website www.sandd.info basiert auf dem CMS Wordpress und wurde mittels Elementor Pagebuilder erstellt. Dynamische Elemente ermöglichen die Erstellung und Bearbeitung der Beiträge und Seiten durch den Gutenberg Editor. Gehostet ist die Wordpress-Multisite-Umgebung auf einem kubernetes-Cluster bei fairkom. Domainregistrar ist DomainDiscount24.
Verwaltung der Nutzenden
Die Verwaltung der Nutzenden ist ebenfalls an den dafubao key angebunden. Jedoch muss ein Website Administrator den neuen Nutzenden manuell im Wordpress Backend freigeben, da keine Berechtigungsstufen in diesem System durch den dafubao key vorhanden sind.
Der Website Administrator kann anschließend den neuen User als StandortAdmin freigeben und anderen Websiten (praktikum.sandd.info, dafubao.net) zuweisen.
Die Rolle StandortAdmin kann Inhalte beschränkt bearbeiten, eine Liste dazu stellt der Admin bei fairkom gerne auf Anfrage zur Verfügung.